مکاتبه بزبان انگلیسی و فارسی و معرفی فرمت های مکاتباتی


این روزها همه از خط قرمز و توپ در زمین دشمن که اصطلاحاتی انکلیسی است استفاده میکنند. کسی که معنی این ترکیبات را در زبان انگلیسی نمی داند چرا باید چنین کند.

نوشته شده توسط غازی صانعی در ساعت 12:7 | لینک  | 

 

گفت: < مجلس باید درباره کارهایی که در رابطه با تولید ملی انجام داده به مردم پاسخ دهد و توپ را در زمین قوای دیگر نیندازد.>.

<فلانی توپ را به زمین دشمن انداخت.>

نوشته شده توسط غازی صانعی در ساعت 9:52 | لینک  | 

    ¨         فرمت نامه هاي انگليسي

هر نامه و حتی قسمت اعظم اسناد از شش بخش  به شرح زير بوجود مي آيد:

                                     ·          سربرگHeading/Letterhead–

                                     ·           نشاني گيرنده Inside Address

                                     ·          خطاب مؤدبانه Salutation

                                     ·          متن– Body

                                     ·          ختم مؤدبانهComplimentary Close–

                                     ·          مجموعه امضا Signature–

مجموعه امضا مشتمل است بر نام و نشان امضاکننده که تایپ میشود و امضا که بالای همین مشخصات درج میگردد. مهر مؤسسات که قدیم بصورت لاک مذاب و فشردن مهر یا نگین روی آن انجام میگرفت و یا بصورت کاغذ زرورق فعلی و استفاده از مگنه فشاری حاوی مهر تا امضا های «دیژیتالی» فعلی بنا بخواست مؤسسه در مکانی در سند درج میگردد ولی هیچگاه روی امضا یا زیر امضا قرار نمی گیرد تا امضا مخدوش نشود مگر در شرق الاوسط!

نوشته شده توسط غازی صانعی در ساعت 10:5 | لینک  | 

حکام جهانگیر و کشور گشا و سینه ستبر هیچگاه وقتی برای مکتب رفتن و با سواد شدن نداشته اند، اما احکام صادره اشان باید بطریقی رسمیت پیدا میکرد. این رسمیت از طریق نگین انگشترشان انجام می گرفت. البته، بی سواد های فعلی هم برای دریافت حقوق ومستمری و وجوهات بانکی باید از مهر برنجی حکاکی شده خود باضافه انگشت سبابه استفاده کنند. حتی دهخدا هم مهر داشته و  مجلداتش به مهر ایشان ممهور است. در ممالک دیگر هم وضع بهمین منوال بوده است، تا اینکه مردم با سواد و صاحب امضا شدند. حال، امضا چیست؟ امضا در شرق الاوسط «گل و بته» ایست که پای سندی گذارند و از لجاظ فانونی اهمیت آن از مهر بیشتراست. متن بعضی مکتوبات پس از تدوین اولیه، بصورت کلیشه ای در آمده اند و در نتیجه تکرار آنها به کارمندی عادی سپرده شده است. گردش این امور، پس از مرور زمان، حقیقتی را بر ملا میکند که دلالت دارد بر اینکه  حضور دایمی صاحب مهر و امضا چندان ضروری نیست. این وقوف وقتی حاصل میشود که صاحب مهر و امضا یا بیمار میشود یا به مسافرتی میرود یا بکاری دیگر مشغول میگردد، ولی تشکیلات بدون او باید بکار خود ادامه دهد و اسناد را مهر و امضا کند. در این هنگام فکر «بکری» به ذهن دکاندار خطور میکند: <مهر و امضا کشکه.> پیرو این وقوف، مکالمه ای بشرح زیر بین دکاندار و صاحب مهر و امضا صورت میگرد:  <خانم جان، مهرتا بذار پهلوی ما تا خودمان ترتیبشا بدیم.> صاحب مهز و امضا میگوید: <گیرم مهر را بشما دادم، امضاشا چه میکنی؟> دکاندار میگوید: <غصه شا نوخور. اونش با مو.> صاحب مهر می گوید: <نفهمیدم. وختی من نیستم کی امضا کنه؟ امضای من معرفی شده.> دکانداربا خندهء استهزاء آمیز میگوید: < خانم جان، گوفتوم غصه شا نوخور. خودوم جات « خشبور خشبور» موکنوم. بعلاون، اگه خیلی ننر بازی در بیاری، خودم سربرگ چاپ موکنوم و مهر تو  و صد تا مث تونا درست موکنوم و با تی پا بیرونت موکنوم.> در  مکاتبات با کشور های خارجی، رعایت اصول مکاتبات رسمی کشور مخاطب لازم الرعایه می باشد. در کشور های پیشرفته  امضا بسیار مهم است و بالای اسم تایپ شده در سند درج میگردد و امضا بصورت «خشبور خشبور» بگونهء گل و بته مرسوم در شرق الاوسط انجام نمی گیرد، بلکه امضا کننده نام خود را باحروف لاتین بالای اسم تایپ شده اش مینویسند که منحصر بفرد میشود. ممالک هر«دم بیل» و لبالب از تقلب و نیرنگ، برای جعل امضا راهی ساده پیدا کرده اند: مهر  را خوب بجوهر استامپ آغشته کنند و بعد آنرا روی «خشبور خشبور» جعلی فشار دهند تا «خشبور خشبور» زیر نقش مهر محو گردد و کار تشحیص  امضا را ناممکن سازد. البته، برای محکم کاری لازمست که سندیکای نامرئی دکانداران پرفروش دم تصدیق کننده امضا را ببینند! قدم بعد اینست که تصدیق کننده ها خود قانونی غیر مدون و من در آوردی زیر سبیل رئیس وضع کنند و بگویند که هرکس مهرش را روی امضا یا همان  «خشبور خشبور» نزند مجرم و خلافکار است و پشت سند با وقاحت تمام بنویسد: <امضا خارج از کادر است یا فاقد امضاست!> چون خبر ندارد که امضا در مکاتبات به لاتین بحروف لاتین است. او امضا را فقط بصورت گل و بته دیده است و بس. چنین مصدق امضائی نه معنی «کادر »  را میداند و نه اصول مکاتبات را.

 

 

نوشته شده توسط غازی صانعی در ساعت 10:4 | لینک  | 

پيشگفتار

اولين كتاب در اين مجموعه مكاتبات جديد بازرگاني است كه در بهمن ماه سال 1376  براي نخستين بارتأليف گرديد و چاپ چهارم آن در سال 1381 كلاٌ باتمام رسيد.  در واقع مجموعه جديد حاوي چاپ چهارم آن است.  ولي ظرف  پنج سال گذشته اين كتاب، ضمن تدريس، مجدداٌ در بوته آزمايش قرارگرفت تااشكالات يا كمبود هاي آن مشخص شود. تغييراتي كه در چاپ جديد بوجود آمده است بر مبناي همين ارزيابي است. مثلاٌ  معلوم شد كه اگر فرمت نامه هاي استاندارد حاوي حواشي بدانشجويان ارائه شود بهتر است. يكي ديگر از تمرين هاي كلاسي ترجمه ضمائم ششگانه بود كه در چاپ جديد ضمن جابجايي همراه با ترجمه  تحت عنوان اسناد و مدارك بازرگاني ارائه شده است. علاوه بر جملات مفيد قبلي جملات مفيد ديگري  با ترجمه دراختيار قرار گرفته است. فصل يكم و دوم كتاب قبلي باتفاق مطالب ديگر تحت عنوان  نگارش استقلال يافته است. واحد هاي شمارش كالا نيز براي نخستين بار در كتاب مكاتبات جديد گنجانده شده است. كتاب نامه نگاري هم كه بعنوان مكمل در سال 1378 بچاپ رسيد با تغيير سازمان و انجام تغييراتي ايجاد كتاب نامه نگاري جديد را كرده است. نامه هاي استخدامي هم كه در آينده از اهميت بيشتري برخوردارخواهد شد كتاب جديدي را بوجود آورد. همطراز بامكاتبات جديد بازرگاني كتاب  ديگري براي اولين بار تحت عنوان مكاتبات اداري شخصي ارائه گرديده  كه  حاوي 15 نامه بفارسي و انگليسي ميباشد و مكمل 13 نامه كتاب مكاتبات جديد بازرگاني است. وبالاخره كتاب مكاتبات بازرگاني و اينترنت و ايميل هم كه لازمه زمان است كتاب ششم را بوجود آورده است ومترجم مكاتبات بازرگاني با توسل بآن ميتواند از اينترنت و ايميل استفاده نمايد و جاي مكاتبات را با توجه به اين پديده شگفت‌انگيز قرن  پيدا كند واما كمبود ديگر اندوخته لغتي مكاتباتي است كه هسته اصلي آن در سال 1378 تحت عنوان فرهنگ لغات مكاتبات بازرگاني در دو چاپ متوالي بوجود آمد كه اينك در حال گسترش ميباشد وبزودي با مندرجاتي چندين برابر چاپ هاي اول و دوم منتشر خواهد شد. گام بعدي ارتقاء آن به حد يك فرهنگ جامع فارسي بانگليسي و بالعكس بصورت مجموعه اي و در عين حاوي كليه تك لغتهاي مندرج درفرهنگهاي انگليسي به انگليسي خواهد بود.

 

غـــازي صــانعي

آبان 1381



نوشته شده توسط غازی صانعی در ساعت 15:59 | لینک  | 

ديگر اينكه حاشيه كاغذ بايد باندازه دو ونيم سانتيمتر رها شود. حال خطي  فرضي كه  كاغذ را از طول به دو قسمت مساوي تقسيم كند ترسيم شود. بعد  خط فرضي  ديگري، براي نامه هاي فارسي،  بموازات خط اول كشيده شود تا نيمه سمت چپ كاغذ  را به دوقسمت تقسيم كند. اين خط در مكاتبات بزبان  فارسي حد سمت راست اقلام شماره وتاريخ و پيوست و ختم مؤدبانه  و مجموعه امضا را مشخص ميكند. چون  عرض سطح نگارش تقريباٌ  16  سانتيمتر است بنابراين  فاصله اين خط از  عمود منصف با توجه به تعداد حروف موجود درتاريخ يا شماره نامه تقريباٌچهار سانتميتر ميباشد.

راهنمايي: براي راحت تر فهميدن طرز استفرار اقلام ششگانه بهتر است همزمان به صفحات بعد ي كه فرمت هاي چهارگانه را در هشت صفحه نشان ميدهد مراجعه شود.

سربرگ (Letterhead)

اطلاعات موجود در سربرگ (به زبان انگليسي) شامل آرم مؤسسه ونام رسمي مؤسسه و نشاني آن و شماره هاي تلفن و تلكس و فكس وصفحه اينترنت و ايميل مي باشد كه ممكن است از لبه فوقاني كاغذ فضايي معادل هشت Space ‏را اشغال نمايد. هشدار ضروري در مورد سربرگ اين است   كه سربرگ خوب در واقع كارتبليغات بازرگاني را ظريفانه انجام مي دهد  امااگر جنبه تبليغي آن خيلي واضح باشدآن وقت تاثيرمنفي برجاباقي مي گذارد. پس بهتر است كه از ذكر هرگونه تعريف و  تمجيد و خودستاي در سربرگ خودداري بعمل آيد. بهرحال رعايت حد اعتدال  ووقار يك ضرورت است. البته  ذكركار سازمان بلا مانع ميباشد مثلاٌ

 

Exporter of Quality Persian Rugs  

 

سربرگ اصـــولاٌبدست بهترين متخصص كــــار طراحي  و به تعداد كافي چاپ مي گردد يا در كامپيوتر گنجانده  شده است.

تاريخ

جاي تاريخ در فرمت هاي چهارگانه بشرح زير است:

در( (Full Blockدو تا چهار فاصله زير سربرگ ومماس با حاشيه چپ (خطي موازي عمود منصف كه با لبه كاغذ دو و نيم سانتيمتر فاصله دارد). در‏(‏Modified Block‏) و (( Modified Semi-Block‏ آخرين رقم سمت راست تاريخ با رعايت سه فاصله از سربرگ مماس است باحاشيه راست.  در‏‏(‏Indented‏)   با رعايت دو فاصله از سربرگ و تقسيم  مساوي درطر فين عمود منصف.

 

طرز نوشتن تاريخ

گرچه نوشتن تاريخ  به طرق مختلف صورت ميگيرد ولي اساساٌ دو فرمول براي ثبت تاريخ موجوداست: فرمول ‏(‏MMDDYY‏) و  ((DDMMYY. در اين فرمولهاهر دو حرف نماينده روز و ماه و سال ميباشد. حال اگر بخواهيم بيست و يكم  دسامبر 97‏ را بنويسيم چنين خواهد بود:

 

21 December 1997 or December 21, 1997

 طرق ديگر بشرح زير مي باشد:

 

December 21st, 1997; 21 Dec. 1997; Dec. 21st, 1997; 21/12/1997

           

قطعاٌ نوشتن تاريخ به صورت عدد و مميز مثل فارسي درصورتي كه عدد روز وماه كمتراز دوازده باشد توليد اشكال مي كند و اگر بدانيم كه نامه از بريتانياست براساس فرمول DDMMYY‏ تاريخ تشخيص داده ميشود و اگر نامه از امريكاست به فرمول امريكائي آن يعني‏MMDDYY‏ مراجعه مي شود.

طريقه خواندن تاريخ

هر تاريخي را ميتوان كلاٌ به دو گونه  خواند. ‏مثلا 21 March 1997‏ را ميتوان چنين خوا ند:

 

the twenty-first of March, nineteen ninety-seven Or: March twenty-first, nineteen ninety-seven  Or:  March the twenty-first, nineteen ninety-seven

 

امريكائيها بيشتر مي گويند:                                                         

March twenty-first, nineteen ninety-seven

 ولي در عين حال مي شنويم:

March twenty-one, Fourth of July; January the first

خواندن سال:

1997: nineteen ninety-seven; 1904: nineteen hundred and four

درعين حال:

1904: nineteen o four

هشدار: خارجي ها (فارسی زبانان) بهتر است تاريخ را طبق قواعد رسمي بخوانند مثلاٌ شيوه اول.

نوشته شده توسط غازی صانعی در ساعت 17:59 | لینک 

كتاب اول

 

كليات نامه هاي اداري بازرگاني

(نسخه جدید مکاتبات جدید بارزگانی )

مؤلف: غازی صانعی

 ظاهر نامه هاي انگليسي

برخلاف تصور كه مي گويند باطن بايد درست باشد ظاهر چه اهميتي دارد درمكاتبات بازرگاني نه تنها باطن كار بايد درست باشد بلكه ظـــاهر هم بايد كاملا رعايت شود. فراموش نشود كه مكاتبات به زبان انگليسي انجام مي گيرد و ضرب المثل قديمي يا مكن با پيلبانان دوستي يا بنا كن خانه اي در خورد پيل در اين مورد صادق  است.  وقتي كسي با خارجي ها مراوده  برقرار  مي سازد آ نهم در اموربازرگاني  بايد مماشات كند و رعايت آداب و رسوم بنمايد. بنابراين از نوع كاغذ گرفته تا جمله بندي همگي بايد مو به مو به مورد اجرا درآيد.

در مكاتبات به زبان انگليسي نظم و ترتيب وتميزي حايز كمال اهميت است و اين آراستگي از طريق انتخاب نو ع كاغذ و نحوه تايپ مطالب آغـــاز مي شود. با توجه به اين گفته كه  تا مرد سخن نگفته باشد عيب و هنرش نهفته باشد  (سعدي)، نامه  هم سخن گفتن است ومثل هر كاري نياز به تمرين و ممارست دارد ولي بخشي از نامه نگاري قواعد  است و ضوابط و در نتيجه  دستيابي به آن بسرعت مقدور ميباشد. اين قواعد به دو دسته كلي تقسيم ميشوند:

لوازم تحرير و فرمت نامه

كاغذو اندازه ها

بطور كلي كاغذ و پاكت بايد از نوع مرغوب باشد. اندازه كاغذ در نامه‌هاي خصوصي با قاطعيت تعيين نميشود. بنابراين هركس به سليقه خود و با توجه به رابطه اش با مخاطب اندازه كاغذ و رنگ آن را انتخاب مي كند. در نامه هاي اداري رنگ كاغذ سفيد واندازه آن معمولاٌ برابر است با 8 ½ x 11 اينج يا 5/21 در 28 سانتيمتر. در ضمن كاغذ هايي هم بابعاد زير موجود است:

 

148 x 210 mm; 7 ¼ x 10 ½ inch; 8 ½ x 13 inch; 8 ½ x 14 inch; 210 x 297 mm; 182 x 257 mm; 257 x 364 mm;

ابزار تحرير

ابزار تحرير قديم و جديد عبارت اند از قلم و دوات و ماشين تحرير و كامپيوتر.  شناخت و طرز كار با اين وسايل مبحثي است جداگانه. ولي باختصار ميگويد كه با پيشرفت صنعت كامپيوتر و اينترنت و مولتي ميد يا و ايميل و مسائل امنيتي ايميل، باحتمال قريب به يقين كاغذ و پاكت و پست معمولي و پيك بزودي برچيده خواهد شد. ولي تا آن زمان هنوز بخاطر احتياط و محافظه كاري مسؤلين و عدم وجود تآمين كافي و نامرئي بودن اطلاعات روي ديسك وديسكت بچشم افراد نا وارد بامور كامپيوتري، مطالب مورد مخابره  بايد بروي كاغذ هم منتقل شود. ولي پيشرفت هاي فعلي و آتي، روش هاي سنتي و متكي به تجربه بشر را منسوخ نميكند. كما‌اينكه برنامه هاي كامپيوتري بنام Word Processing هنوز هم براساس شيوه‌هاي ديرينه بنا شده است. آنچه ذيلاٌ در مورد فرمت و ابعاد و فواصل ارائه خواهد شد همگي در شمارسواد قبلي و مورد نياز صنعت كامپيوتر قرار دارد. خلاصه اينكه هر جاگفته ميشود كاغذ در واقع شامل تصويرروي صفحه مونيتور كامپيوتر هم ميشود.

طرح استقرار مطالب بروي كاغذ

فرمت نامه هاي انگليسي

با توجه به اينكه هر نامه از شش بخش  به شرح زير بوجود مي آيد:

سربرگHeading/Letterhead–

 نشاني گيرنده Inside Address

خطاب مؤدبانه Salutation

متن– Body

ختم مؤدبانهComplimentary Close–

مجموعه امضا Signature–

طرز قرار گرفتن اين شش بخش  بر كاغذ استاندارد مكاتباتي ايجادچهار شكل يا فرمت بشرح زيرمينمايد:

Full Block

Modified Block

Modified Semi-Block

Indented

 

توضيح: هر بخش نامه در حكم  يك پاراگراف است و طبق قاعده حداقل فاصله بين دوپاراگراف متوالي دو فاصله است و فاصله در اين مبحث عبارت است مقدار فضايي كه بين دو سطر متوالي در مكاتبه ايجاد ميشود كه برحسب ميليمتر بيان نميگردد بلكه معادلست با هر آن فاصله‌اي كه درجه ماشين تحرير يا كامپيوترپس از قرار گرفتن روي عدد يك  با توجه به فونت انتخابي بوجود ميآورد. 

نوشته شده توسط غازی صانعی در ساعت 17:49 | لینک 

فرمت «Indented»

Jasmine Florist Co.

                        22 Aqaqia St., Narvan Blvd., Shahr-e Mehrabani

 

 

June 22, 1997

 

Dear Sirs,

 

            Thank you for your letter of June 12, 1997, inquiring about our new kerosene lanterns.

 

            Please find enclosed our new brochures and price list along with samples of our new kerosene lanterns.

 

We look forward to receiving your first order.

 

                                                           Faithfully yours,

                                                

                         Jasmine Florist Co.

 

                                                                                                       

        Nargis Mahtab

                           Sales Manager

 

Laleh-ye Sahrai Co.

    44 Ladan St.

        Banafsheh Blvd.

            Asmanshahr------------------------------------------------------------------------            تابپ این فرمت تا حدودی مشکل است. در این فرمت تاریخ در طرفین عمود منصف فرضی کاغذ قرار میگیرد. سطر اول هر پاراگراف مسلمآ  «Indented» می باشد. خطاب مؤدبانه مثل فرمت «مودیفایدسمیبلاک» باندازه سه حرف لاتین سمت راست عمود منصف فرضی قرار میگیرد، ولی مرسوم است که یکبار دیگر نام مؤسسه را با رعایت دو فاصله و سه حرف براست نوشت. سپس جای خالی برای امضا و بعد اسم امضا کننده نامه با رعایت سه حرف براست نسبت به محل خالی امضا و شغل امضا کننده که بدون هیچ فاصله ای زیر نام امضا کننده تایپ میشود. اما در این فرمت نشانی گیرنده نامه به انتهای نامه منتقل میشود، بدین ترتیب که سطر اول آن مماس با حاشیه چب  و سطرهای بعدی با رها کردن سه حرف از سطر بالایی تایپ میگردد.

 توضیح: نظر به ضعف ادیتور وبلاک شغل امضا کننده زیر نام قرار نمیگیرد.

نوشته شده توسط غازی صانعی در ساعت 13:22 | لینک  | 

فرمت «Modified block»

در این فرمت تاریخ  برخلاف فرمت «فولبلاک» که سمت چپ قرار دارد به سمت راست منتقل میشود، ولی «نشانی گیرنده» همچنان در سمت چپ باقی می ماند و در واقع هیچ تغییر عمده ای در جا و مکان دیگر بخش ها صورت نمیگیرد مگر اینکه ختم مؤدبانه و  مجموعه سه گانه امضا به سمت راست عمود منصف فرضی صفحه منتقل میشود.

 

نوشته شده توسط غازی صانعی در ساعت 18:34 | لینک  | 

توضیح: درفرمت فولبلاک، سربرگ در قسمت فوقانی نامه جایدارد و زیر آن تاریخ درج میشود. محل تاریخ درست مماس با حاشیه چپ نامه است. فاصله تاریخ با سربرگ بین 2 تا 4 فاصله است و فاصله تاریخ با نشانی گیرنده نامه که زیر آن جای دارد بین 2 الی 6 فاصله است. سپس نوبت میرسد به خطاب مؤدبانه که با نشانی گیرنده و متن نامه دو فاصله دارد. بعد از متن نامه می رسیم به ختم مؤدبانه که دو فاصله با آخرین سطر متن ایجاد میکند. بعد باندازه دو فاصله یا سه فاصله جا برای امضا خالی می ماندو سرانجام نام امضا کننده نامه و زیر آن شغلش تایپ میشود. فاصله برحسب میلیمتر یا سانتیمر نیست. بلکه همان «space»ی است که «فونت» منتخب در «single space» ایجاد میکند. دیگر اینکه فاصله بین پاراگراف ها معمولآ دو فاصله یا «space» است. حاشیه هم عبارتست از فاصله ای که در «page setup» به متن داده میشود. قبلآ 5/2 سانتیمتر بود.

نوشته شده توسط غازی صانعی در ساعت 12:57 | لینک  | 
 

head>